Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

1.1 De Klant is verwerkingsverantwoordelijke. GALLOP BV, Bevrijdingslaan 159, 9200 Dendermonde, ondernemingsnummer BE 1022.275.575, is verwerker.

1.2 Begrippen zoals persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerker, subverwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna "AVG").

1.3 Voor de persoonsgegevens die GALLOP zelf als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, zoals de gegevens van contactpersonen van de Klant, geldt het privacybeleid op gallop.be/privacybeleid.

1.4 Voor vragen en verzoeken over gegevensbescherming kan de Klant terecht bij compliance@gallop.be.

2. Onderwerp, duur en aard van de verwerking

2.1 GALLOP verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de overeengekomen diensten te leveren: implementatie, configuratie, support, beheer, datamigratie, ontwikkeling en, indien afgenomen, hosting.

2.2 De verwerking omvat onder meer het raadplegen, importeren, exporteren, wijzigen, testen en op instructie verwijderen van gegevens.

2.3 Deze verwerkersovereenkomst loopt zolang GALLOP voor de Klant persoonsgegevens verwerkt.

3. Soorten gegevens en betrokkenen

3.1 Het gaat om de gegevens die de Klant in zijn systemen verwerkt, zoals identificatie- en contactgegevens, klant- en leveranciersgegevens, facturatie- en betalingsgegevens en gegevens van medewerkers van de Klant.

3.2 De betrokkenen zijn onder meer klanten, prospecten, leveranciers, contactpersonen en medewerkers van de Klant.

3.3 GALLOP verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij de Partijen dat vooraf schriftelijk overeenkomen.

4. Verplichtingen van GALLOP

4.1 GALLOP verwerkt de persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de Klant. Als een instructie volgens GALLOP in strijd is met de AVG, meldt zij dat onmiddellijk.

4.2 Iedereen die bij GALLOP toegang heeft tot de gegevens, is gebonden aan geheimhouding.

4.3 GALLOP gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden en deelt ze niet met derden, behalve met subverwerkers volgens artikel 6 of wanneer de wet dat oplegt.

5. Beveiliging

5.1 GALLOP neemt passende technische en organisatorische maatregelen volgens artikel 32 AVG, waaronder:

• persoonlijke accounts met meervoudige authenticatie en toegang op basis van noodzaak;
• bewaring van wachtwoorden, sleutels en tokens in een beveiligde wachtwoordkluis;
• werken op beheerde en versleutelde werkplekken;
• ontwikkelen en testen in afzonderlijke testomgevingen, met zo veel mogelijk geanonimiseerde of fictieve gegevens;
• wijzigingen in productie alleen na akkoord van de Klant, met waar mogelijk een back-up vooraf.

5.2 GALLOP evalueert deze maatregelen regelmatig en past ze aan de stand van de techniek aan.

6. Subverwerkers

6.1 De Klant geeft algemene toestemming voor de inschakeling van de subverwerkers die vermeld staan in de bijlage bij deze overeenkomst. GALLOP legt hen dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.

6.2 GALLOP meldt een nieuwe of vervangende subverwerker minstens 30 dagen vooraf. De Klant kan daar binnen die termijn gemotiveerd bezwaar tegen maken.

6.3 Persoonsgegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt als daar passende waarborgen voor bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Bijstand aan de Klant

7.1 GALLOP helpt de Klant, voor zover redelijk, bij verzoeken van betrokkenen, bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en bij het nakomen van zijn meldplichten.

7.2 Bijstand die meer dan beperkte tijd vraagt, wordt aangerekend volgens de prestatietarieven.

8. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

8.1 GALLOP meldt een inbreuk zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat zij die heeft vastgesteld.

8.2 De melding bevat de beschikbare informatie over de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen.

9. Controle

9.1 GALLOP stelt de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen.

9.2 De Klant kan maximaal één keer per jaar een audit laten uitvoeren, na een aankondiging van minstens 30 dagen en op zijn kosten, door een onafhankelijke en tot geheimhouding verplichte auditor.

10. Einde van de verwerking

10.1 Na het einde van de dienstverlening bezorgt GALLOP de gegevens op verzoek terug aan de Klant en verwijdert zij binnen 30 dagen alle kopieën, ook in testomgevingen, tenzij de wet bewaring oplegt.

11. Aansprakelijkheid en rangorde

11.1 Voor de aansprakelijkheid geldt de beperking uit de overeenkomst met de Klant, behalve waar de AVG dwingend anders bepaalt.

11.2 Op het vlak van persoonsgegevens gaat deze verwerkersovereenkomst voor op andere afspraken tussen de Partijen.

Bijlage: subverwerkers

Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van elke overeenkomst met GALLOP en wordt aanvaard samen met de offerte. Er is geen afzonderlijke handtekening nodig. Voor de verdere voorwaarden gelden de algemene voorwaarden.