Van Excel naar Odoo: zo verloopt een migratie stap voor stap
De grootste rem op overstappen is zelden de prijs, het is de angst voor de overgang. “Alles ligt in Excel, dat krijgen we nooit zomaar over.” Begrijpelijk, maar een goede migratie is geen big bang waarbij u maandag met iets totaal nieuws wakker wordt. Het gebeurt stap voor stap, met uw bestaande gegevens netjes mee. Zo ziet zo’n traject er in de praktijk uit.
1. We brengen uw manier van werken in kaart
Voor er iets wordt overgezet, kijken we hoe u vandaag werkt: welke bestanden, welke stappen, waar het pijn doet. Niet elk proces hoeft op dag één mee. We beginnen bij wat u het meeste tijd kost, want daar zit de snelste winst.
2. We ruimen uw gegevens op
Excel-bestanden bevatten na jaren altijd wat ruis: dubbele klanten, oude regels, kolommen die niemand nog gebruikt. Die opschoning gebeurt vóór de overzet, niet erna. U start in Odoo dus met propere data, niet met de rommel meeverhuisd.
3. We zetten Odoo op maat van uw processen
Odoo wordt ingericht zoals u werkt, niet omgekeerd. Alleen de modules die u nodig hebt, met uw eigen productnamen, prijslijsten en werkwijzen. Zo herkent uw team het systeem meteen in plaats van een vreemde standaard te moeten aanleren.
4. We zetten uw gegevens over
Klanten, producten, voorraad, openstaande facturen: die worden geïmporteerd, niet overgetikt. Odoo leest Excel rechtstreeks in, dus de overzet verloopt gecontroleerd en controleerbaar. U ziet achteraf dat de cijfers kloppen.
5. We testen vóór u live gaat
Voor uw team ermee werkt, draaien we de processen proef. Een offerte maken, een bestelling bevestigen, een factuur versturen: alles wordt uitgeprobeerd zodat er geen verrassingen zijn op de dag dat het echt telt.
6. We leiden uw team op en blijven nadien beschikbaar
Een systeem is maar zo goed als de mensen die ermee werken. Daarom hoort opleiding standaard bij het traject. En na de go-live verdwijnen we niet: u hebt een vast aanspreekpunt dat uw bedrijf kent voor vragen, aanpassingen en ondersteuning.
En uw oude Excel-bestanden?
Die gooit u niet weg. Ze blijven gewoon beschikbaar als back-up, maar u werkt er niet meer dagelijks in. De bedoeling is net dat het overtikken en narekenen stopt.
Hoe lang duurt zo’n overstap?
Eerlijk antwoord: dat hangt af van hoeveel processen mee moeten en hoe uw gegevens erbij liggen. Een eenvoudig traject rond offertes en facturatie is sneller klaar dan een volledige overstap met voorraad, aankoop en boekhouding samen. Daarom beginnen we met een duidelijke inschatting vooraf, zodat u weet wat u mag verwachten in tijd en budget.
De volledige werkwijze leest u op Onze aanpak, en wat de dienst precies inhoudt vindt u op Van Excel naar Odoo. Twijfelt u nog of overstappen loont? Dat weegt u af in onze vergelijking Excel of Odoo voor uw kmo.
Klaar om de overstap concreet te bekijken?
In een gratis en vrijblijvend gesprek bekijken we samen welke processen voor u als eerste zinvol zijn om over te zetten. Geen verkoopspraat, gewoon een helder plan.