Excel voelt gratis aan. U betaalt geen maandelijkse licentie per gebruiker, dus op papier kost het niets. Maar de echte kost van losse Excel-bestanden staat niet op een factuur, hij zit verstopt in tijd: zoeken, overtikken, narekenen, corrigeren. En die tijd telt sneller op dan u denkt. Hieronder maken we die verborgen kost concreet.
Waar de tijd verdwijnt
De kost van Excel zit zelden in één groot moment. Het zijn de kleine stukjes, elke dag opnieuw:
- Zoeken naar de juiste versie van een bestand.
- Dezelfde gegevens overtikken van de ene lijst naar de andere.
- Cijfers handmatig samenvoegen om een overzicht te krijgen.
- Fouten opsporen en corrigeren die door een formule zijn geslopen.
- Aan collega’s uitleggen waar wat staat en hoe het bestand werkt.
Apart lijkt elk daarvan klein. Samen vormen ze een vaste wekelijkse kost die u blijft betalen zolang u in losse bestanden werkt.
Een rekenvoorbeeld (ter illustratie)
Stel, puur als voorbeeld, dat dit soort handwerk uw team samen 5 uur per week kost. Reken met een gemiddelde kost van 40 euro per uur, over een werkjaar van ongeveer 45 werkweken:
| Berekening | Resultaat | |
|---|---|---|
| Per week | 5 uur x 40 euro | 200 euro |
| Per maand | 200 euro x 4 | 800 euro |
| Per jaar | 200 euro x 45 | 9.000 euro |
Dat is 9.000 euro per jaar aan tijd die niet naar klanten, verkoop of groei gaat, maar naar administratie die een systeem grotendeels kan wegnemen. De exacte cijfers zullen voor uw bedrijf anders liggen, maar de oefening zelf is verhelderend: tel eens op hoeveel uur er bij u echt in gaat.
Het is niet alleen tijd
Naast de uren is er een kost die moeilijker te becijferen valt, maar minstens zo reëel: een fout in een offerte die u geld kost, een verkeerde voorraad die tot een misgelopen verkoop leidt, of een beslissing op basis van verouderde cijfers. Die risico’s dalen fors zodra iedereen met dezelfde actuele gegevens werkt in één systeem.
De vraag is niet of het iets kost, maar hoeveel
Een systeem zoals Odoo kost wel degelijk iets, modulair en op uw schaal. Maar de juiste vergelijking is niet “Excel is gratis tegenover Odoo kost geld”. Het is “wat kost mijn huidige manier van werken mij, en verdien ik een systeem daarmee terug?”. Voor veel kmo’s is dat antwoord sneller duidelijk dan verwacht.
Wil u weten wanneer die overstap zinvol wordt, dan helpt onze vergelijking Excel of Odoo voor uw kmo. En twijfelt u of u Excel ontgroeid bent, dan lopen we de signalen door in Wanneer ben je Excel ontgroeid?.
Benieuwd wat Excel u echt kost?
In een gratis en vrijblijvend gesprek rekenen we samen uw situatie door en zeggen we eerlijk of een systeem zichzelf voor u zou terugverdienen. Geen verkoopspraat, gewoon de cijfers.